Terms & Conditions

ALGEMENE VOORWAARDEN PHIMEX

Artikel 1. ALGEMENE BEPALINGE

• 1.1Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst directe vertegenwoordiging die is c.q. wordt gesloten tussen Phimex Douane Expediteurs Waddinxveen B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan de Distributieweg 11, 2742 RB te Waddinxveen, hierna verder te noemen “Phimex”, en Opdrachtgever. Ook kunnen deze algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard door Phimex op andere overeenkomsten die zij aangaat in het kader van haar dienstverlening.
• 1.2Tenzij anders overeengekomen, zijn op de verhouding tussen partijen tevens de Nederlandse Expeditievoorwaarden¹ aanvullend van toepassing – welke zijn bijgesloten als bijlage a – inclusief de arbitrageclausule. Van toepassing is dan de meest recente versie van de Nederlandse Expeditievoorwaarden. Deze algemene voorwaarden Phimex prevaleren boven de Nederlandse Expeditievoorwaarden. De aanvullende werking van de Nederlandse Expeditievoorwaarden geldt slechts voor de onderdelen die de algemene voorwaarden Phimex niet regelt en waarover in de algemene voorwaarden Phimex niets is bepaald.
• 1.3Deze algemene voorwaarden alsmede de Nederlandse Expeditievoorwaarden zoals omschreven in artikel 1.2 zijn tevens uitdrukkelijk van toepassing op de overeenkomst die tot stand komt bij gebruikmaking van de door Phimex beschikbaar gestelde systemen c.q. platformen, hierna verder te noemen “Phimex on Demand” en “Phimex Connect”, al dan niet via haar website https://phimex.nl/, via een API koppeling, XML koppeling, of anderszins.

Artikel 2. VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN

• 2.1De Opdrachtgever is verplicht alle benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens nodig voor het uitvoeren van deze overeenkomst (ook per individuele zending/transactie) aan de Phimex te verstrekken die mede op basis van de toepasselijke regelgeving en deze overeenkomst kunnen worden verwacht.
• 2.2De Opdrachtgever verplicht zich om alle gegevens volledig naar waarheid in te voeren in Phimex on Demand, Phimex Connect en/of (op andere wijze) schriftelijk te verstrekken aan Phimex.
• 2.3In geval Phimex on Demand of Phimex Connect niet (volledig) voorziet in de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens, welke op grond van de overeenkomst benodigd zijn voor de uitvoering hiervan, dan dient de Opdrachtgever deze gegevens alsnog te verstrekken aan Phimex buiten Phimex on Demand en Phimex Connect om.
• 2.4Indien de Opdrachtgever geen gebruik maakt van Phimex on Demand of Phimex Connect, ook dan is zij verantwoordelijk tot het verstrekken van alle benodigde gegevens aan Phimex, welke op grond van de overeenkomst benodigd zijn voor de uitvoering hiervan.
• 2.5Phimex dient van de Opdrachtgever de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens te verlangen waarvan het belang om een juiste aangifte te verrichten bij hem redelijkerwijs bekend is.
• 2.6Phimex zal op basis van de verstrekte gegevens de aangifte verrichten, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 3. ZEKERHEIDSTELLING/BETALING VAN RECHTEN

• 3.1Tenzij anders overeengekomen zal voor de zekerheidstelling en de betaling van rechten, heffingen en belastingen aan de Belastingdienst / Douane, gebruik worden gemaakt van de faciliteiten van Phimex.

Artikel 4. ADMINISTRATIEVERPLICHTING

• 4.1Phimex is op basis van de aan haar verstrekte vergunning ‘elektronisch aangeven’ verplicht een administratie te voeren, waarin per aangifte de documenten en bescheiden in kopie moeten worden bewaard. De Opdrachtgever is verplicht gedurende dezelfde periode de originele documenten en bescheiden te bewaren.
• 4.2Onverlet artikel 4.1 is de Opdrachtgever wettelijk verplicht alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie te bewaren in zijn administratie voorzover die behoren bij de aangifte.

Artikel 5. DUUR EN BEËINDIGING/INTREKKING VAN DE OVEREENKOMST/MACHTIGING

• 5.1De overeenkomst tussen partijen wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De overeenkomst kan worden opgezegd c.q. de machtiging kan worden ingetrokken door Opdrachtgever met inachtneming van een termijn van ten minste een maand.
• 5.2Phimex is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden – onverminderd de wettelijke mogelijkheden die tot haar beschikking staan – indien:
  1. de Opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig, niet op correcte wijze of niet tijdig nakomt;
  2. na het sluiten van de overeenkomst Phimex omstandigheden ter kennis is gekomen die goede grond geven te vrezen dat de Opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen.
• 5.3Indien de Opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd dan wel in staat van faillissement verkeert, is Phimex gerechtigd de overeenkomst per direct te ontbinden.
• 5.4Phimex is te allen tijde gerechtigd om een opdracht te weigeren. Phimex is tevens gerechtigd om de overeenkomst per direct op te zeggen, tenzij dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid tot onaanvaardbare gevolgen leidt voor Opdrachtgever.
• 5.5In afwijking van artikel 5.1 kunnen partijen ook afspreken dat de overeenkomst voor bepaalde tijd wordt aangegaan of voor de duur van de overeengekomen goederenzending.
• 5.6Opzegging van de overeenkomst dient per aangetekende post of per e-mail te geschieden.
• 5.7Hetgeen is bepaald in de overeenkomst blijft, voor zover relevant in verband met het voldoen aan verplichtingen van overheidswege door Phimex, ook na opzegging van de overeenkomst gelden.
• 5.8Phimex is gerechtigd om de administratie ook na intrekking, ontbinding of opzegging van de machtiging c.q. overeenkomst – in het kader van eventuele controles en overige verplichtingen van Phimex van overheidswege – te bewaren.

Artikel 6. AANSPRAKELIJKHEID

• 6.1Phimex is niet aansprakelijk in verband met onjuist of onvolledig ingevoerde- of verstrekte gegevens door Opdrachtgever.
• 6.2Phimex is gerechtigd om de overeenkomst per direct te beëindigen indien de Opdrachtgever onjuiste of onvolledige gegevens heeft ingevuld via Phimex on Demand, Phimex Connect of op andere wijze aan Phimex heeft verstrekt.
• 6.3Opdrachtgever is aansprakelijk voor de schade die Phimex lijdt, als gevolg van onjuist of onvolledig ingevoerde of verstrekte gegevens alsmede in verband met onjuist gebruik van Phimex on Demand, Phimex Connect of de overige faciliteiten van Phimex, waarin desbetreffende gegevens moeten worden ingevoerd door Opdrachtgever.
• 6.4Phimex kan niet toezeggen dat haar diensten altijd zullen voldoen aan de verwachtingen van Opdrachtgever. Ook kan Phimex niet toezeggen dat haar Website, Phimex on Demand en Phimex Connect altijd foutloos functioneren en/of dat een continue en/of veilige toegang tot de Website, Phimex on Demand en Phimex Connect – of delen daarvan – kan worden verkregen.
• 6.5Phimex is niet aansprakelijk indien haar website en/of Phimex on Demand en/of Phimex Connect en/of andere faciliteiten (waaronder hardware en software) van Phimex niet functioneren, niet op de juiste wijze functioneren, niet beschikbaar zijn of indien geen sprake is van een veilige toegang, door wat voor oorzaak dan ook.
• 6.6Tevens is Phimex niet aansprakelijk indien faciliteiten van derden die benodigd zijn bij de totstandkoming en/of uitvoering van de opdracht – zoals een bankbetalingssysteem – niet functioneren, niet op de juiste wijze functioneren, niet beschikbaar zijn of indien geen sprake is van een veilige toegang, door wat voor oorzaak dan ook. Deze bepaling is met name ook van toepassing op de API koppeling en XML koppeling, de koppeling met de douane en de hard- en software en alle overige faciliteiten van de douane. Phimex is voorts niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit (andere) tekortkomingen (waaronder fouten en vertragingen) van derde partijen.
• 6.7Phimex is niet aansprakelijk indien derden de website, Phimex on Demand of Phimex Connect hacken en/of zich (onrechtmatig) toegang verschaffen hiertoe, waardoor Opdrachtgever op enige wijze schade lijdt en/of waardoor gegevens van Opdrachtgever door (deze) derden worden bemachtigd.
• 6.8Phimex is niet aansprakelijk indien gegevens van Opdrachtgever wegens andere redenen bij derden bekend worden, behoudens opzet of grove schuld.
• 6.9Alle informatie en getallen op de Website, in Phimex on Demand, Phimex Connect en in de door Phimex gebruikte formulieren en documenten zijn onder voorbehoud van spel- of typefouten. Phimex is niet aansprakelijk voor eventuele spel- of typefouten.
• 6.10Phimex kan niet instaan voor de juistheid en de volledigheid van de geleverde informatie en documenten. Phimex is dan ook, behoudens opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan als gevolg van onjuistheid, onvolledigheid of onrechtmatigheid van de inhoud van de door Phimex geleverde dienst.
• 6.11Phimex is niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
• 6.12Voor alle overige gevallen is Phimex tevens niet aansprakelijk, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van Phimex.
• 6.13Indien Phimex desalniettemin aansprakelijk mocht zijn, dan is haar aansprakelijkheid beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van de opdracht, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
• 6.14Alle aanspraken jegens Phimex die niet binnen één jaar na hun ontstaan bij Phimex zijn ingediend, dienen als vervallen te worden beschouwd.

Artikel 7. PERSOONSGEGEVENS

• 7.1Persoonsgegevens die Phimex verwerkt
  Phimex verwerkt persoonsgegevens doordat Opdrachtgever gebruik maakt van haar diensten en/of omdat Opdrachtgever deze gegevens zelf aan Phimex verstrekt. De persoonsgegevens die Phimex verwerkt zijn (niet uitsluitend): voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
• 7.2Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
  Phimex heeft niet de intentie om middels haar website, Phimex on Demand, Phimex Connect of anderszins gegevens te verzamelen over de bezoekers of gebruikers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij toestemming is verleend door ouders of voogd. Phimex kan niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Phimex raadt ouders derhalve aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van diens kinderen, om zodoende te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Indien zonder toestemming persoonlijke gegevens door Phimex zijn verzameld over een minderjarige, dan kan hierover contact worden opgenomen met Phimex via phimex@phimex.nl. Phimex verwijdert dan deze informatie.
• 7.3Met welk doel en op basis waarvan verwerkt Phimex uw persoonsgegevens
  Phimex verwerkt persoonsgegevens voor de navolgende doelen:
  • ten behoeve van de uitvoering van de door Opdrachtgever verstrekte opdracht;
  • het afhandelen van betalingen van of aan Opdrachtgever;
  • teneinde telefonisch of per e-mail contact op te nemen in het kader van de uitvoering van de dienstverlening door Phimex;
  • teneinde goederen bij Opdrachtgever af te leveren;
  • Phimex verwerkt ook persoonsgegevens in gevallen waarin wij dit wettelijk verplicht zijn, zoals gegevens die Phimex nodig heeft voor haar belastingaangifte;
• 7.4Geautomatiseerde besluitvorming
  Phimex neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s- of systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Phimex) tussen zit.
• 7.5Hoe lang Phimex persoonsgegevens bewaart
  Phimex bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk teneinde de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Daarbij geldt dat de bewaartermijn van bedrijfsadministratie ten behoeve van de belastingdienst 7 jaar bedraagt. Uit hoofde van de Douanewet geldt eveneens voor administratie een bewaartermijn voor Phimex van 7 jaar. In uitzonderlijke gevallen is de bewaarplicht langer. Phimex bewaart uw persoonsgegevens derhalve in beginsel gedurende een periode van 7 jaar – en bij uitzonderingsgevallen langer – tenzij dit uit hoofde van de belasting- of douanewetgeving, dan wel verplichtingen uit hoofde van andere wet- of regelgeving waaraan Phimex is onderworpen, niet strikt noodzakelijk is.
• 7.6Het delen van persoonsgegevens met derden
  Phimex verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitende indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Phimex, sluit Phimex een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
• 7.7Cookies of vergelijkbare technieken die Phimex gebruikt
  Phimex gebruikt geen Cookies of vergelijkbare technieken.
• 7.8Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
  U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Phimex. Tevens heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
• 7.9U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar phimex@phimex.nl.
• 7.10Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit te bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
• 7.11Phimex wijst u er tevens op dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de navolgende link:

  https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over- gebruik-persoonsgegevens

• 7.12Hoe Phimex uw persoonsgegevens beveiligt
  Phimex neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via phimex@phimex.nl.

Artikel 7. PERSOONSGEGEVENS

• 8.1Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands Recht van toepassing.
• 8.2Geschillen tussen Phimex en de Opdrachtgever worden beslist door drie arbiters zoals bepaald en voorgeschreven in de Nederlandse Expeditievoorwaarden, onverminderd de mogelijkheid van Phimex om vorderingen van opeisbare geldsommen voor te leggen aan de rechter van het arrondissement Den Haag alsmede de mogelijkheid om vorderingen met een spoedeisend karakter in kort geding voor te leggen aan de bevoegde Nederlandse rechter van het arrondissement Den Haag.

Door opdrachtgever gelezen op ………………….. en getekend voor akkoord …………………………………